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Mehr Stunden aus dem Tag ziehen durch digitale Events

Egal welche Art der Veranstaltung, sie alle haben eins gemeinsam: im März 2020 wurde ihnen der “analoge” Stecker gezogen. Wann große Präsenzveranstaltungen wieder stattfinden können, weiß niemand so genau. Aus diesem Grund erlebte unser Unternehmen im letzten Jahr einen Umschwung der uns alle herausforderte.

Mal angenommen, es gäbe keine Pandemie und Sie planen einen zweitägigen Kongress mit verschiedenen SpeakerInnen und über 400 ZuschauerInnen. Die Veranstaltung soll in Hamburg stattfinden. 

Zeitfresser Reisezeit / Zeit ist kostbar

Das Problem an der Sache ist: Alle Menschen, die für diese Veranstaltung beispielsweise aus München oder Frankfurt anreisen müssen, verlieren eine Menge wertvolle Zeit. Sie müssen ihre Tasche packen für diese langen Tage und für mindestens eine Übernachtung im Hotel. 

Angenommen sie reisen mit dem Zug, dann heißt es lange Wartezeiten in Kauf nehmen, wenn Züge mal ausfallen oder ein Anschlusszug aufgrund einer Verzögerung verpasst wird. Zudem müssen sie sich informieren, wie genau sie zum Veranstaltungsort kommen und sich mit dem Bus- oder Straßenbahnnetzt vor Ort auseinandersetzen.

Man könnte meinen, dass es Menschen, die mit dem Auto anreisen, besser haben. Jedoch müssen auch sie Stau auf der Autobahn einkalkulieren, sich mit stockendem Verkehr in den Städten abfinden und sich bei ihrer Ankunft auf die Parkplatzssuche begeben.

Auch MitarbeiterInnen, die mit dem Flugzeug anreisen, verlieren wertvolle Zeit auf dem Weg zum Flughafen, beim Check-In, bei der Kofferabgabe und der anschließenden Suche bei der Gepäckausgabe. Zudem müssen sie ein Auto mieten, sich ein Taxi rufen oder öffentliche Verkehrsmittel nutzen, um zur Location zu gelangen.

Sitting, waiting, wishing

Angenommen, man schafft es pünktlich zur Veranstaltung: Auch dort kommt es manchmal zu Zeitverzögerungen, weil vielleicht noch nicht alle wichtigen Menschen eingetroffen sind. Meistens plant man einen gewissen zeitlichen Puffer ein und dann gilt es bei der Ankunft auch zu warten, bis die Veranstaltung startet. In den Pausen des Kongresses wird gegessen, getrunken und geredet – und gewartet, bis es weitergeht.

Nach dem Kongress folgt die Fahrt zum Hotel, dem Check-in, einer Dusche und einem Abendessen und dann fällt man meistens ins Bett – erledigt von den ganzen Eindrücken und Menschen, einer fremden Umgebung und dem Reisestress. Und am nächsten Tag steht dann zu allem Übel auch noch die späte Rückfahrt an.

Der Zeitaufwand alleine für die An- und Abreise aus dem gesamten Bundesgebiet liegt schnell bei tausenden Stunden.

Aufwand digitale und analoge Events im Vergleich

Vorteile eines digitalen Kongresses

Das Zauberwort heißt hier: Digitalisierung. Denn all diese Stunden schwinden auf diesem analogen Wege dahin, für eine Veranstaltung, die genauso gut digital oder als Hybridveranstaltung hätte ablaufen können. Man hätte einen Link (per Mail) an alle SpeakerInnen und TeilnehmerInnen versenden können, damit diese sich ganz bequem von zu Hause aus in den Kongress einwählen können. So hätten sie die Pausen in ihren eigenen vier Wänden verbracht und ihr eigenes Essen gekocht. Und am wichtigsten: Sie müssen keinen langen Weg auf sich nehmen und können den Rest des Tages sinnvoller gestalten.

Das hätte zudem nicht nur die Umwelt geschont, sondern auch den Geldbeutel. Die Reisekosten müssen bezahlt, eine Halle muss gemietet und Essen eingekauft und vorbereitet werden. Bezüglich der Kostenersparnis haben wir einen weiteren Artikel auf unserem Blog verfasst.

Was kann ich als ArbeitgeberIn tun?

Hätte dieser Kongress aus unserem Beispiel also auch als hybride Veranstaltung ablaufen können? Wir sagen ja! Auch in Zeiten der Pandemie kann unter Berücksichtigung aller Hygienemaßnahmen und Abstandsregeln dieser Kongress stattfinden. Zudem schließt die digitale Veranstaltung Menschen ein, die ihr zu Hause nicht so einfach verlassen können. Diese Gruppe können wir auch in Zukunft mit barrierefreien, digitalen Veranstaltungen erreichen. 

Das Event kann auch interaktiv gestaltet werden, zum Beispiel durch Umfragen, Chat-Angebote und Abstimmungen. Ein weiterer Vorteil der digitalen Veranstaltung ist die Möglichkeit des direkten Zugriffs auf wichtige Informationen, wie z.B. Grafiken, Präsentationen oder Informationsvideos. Zudem können sich die Menschen online für die Konferenz anmelden und müssen keine Unterlagen per Post erhalten.

Als ExpertInnen für digitale Streaming- und Hybridveranstaltungen können wir Sie gerne beraten, wenn Sie einen großen Kongress planen und gemeinsam mit Ihnen eine Lösung finden.