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Tipps, Tricks und Netiquette bei Videokonferenzen

Die Pandemie wird vorüber gehen. Aber eines wird mit Sicherheit bleiben: Videokonferenzen und Teamcalls. Für Viele ist das eher Fluch denn Segen, denn nicht jeder, der in Videocalls sitzt, ist notgedrungen Regisseur*in, Kameramensch und Tontechniker*in. Aber bedenken Sie eines: Sie haben bei Videokonferenzen viel eher die Möglichkeit, zu steuern, wie Sie rüberkommen möchten.

Damit Sie einen möglichst guten Eindruck hinterlassen, geben wir Ihnen ein paar Tipps aus professioneller Perspektive, wie Ihre Calls auf das nächste Level gehoben werden und gleichzeitig Ihr Stresspegel sinkt.

Wir werden im Folgenden auf wichtige Aspekte für einen gelungenen Call eingehen. Dazu gehören Bildgestaltung, also Bildkomposition, Framing und Licht. Danach folgen die Aspekte Ton, Netzwerk, Equipment/Technik. Zum Schluss machen wir uns noch ein paar Gedanken zur Netiquette – denn natürlich gelten viele Regeln des gesellschaftlichen Umgangs auch und insbesondere im Livecall. Diese Regeln sind aber medienbedingt etwas anders ausgeformt sind und verdienen besondere Beachtung.

Bildgestaltung 

Zur Bildgestaltung gehört alles, was mit der Komposition, Bildausschnitt, Beleuchtung usw. zu tun hat. Bei der Videokonferenz muss nun kein cineastisches Feuerwerk stattfinden, ein paar einfache Regeln verbessern aber die Anmutung unseres Videos ungemein, denn das Auge stört sich sehr leicht an unnatürlichen Eindrücken. Solche werden sehr schnell als irritierend oder aber langweilig wahrgenommen.

Bildkomposition 

Mit Bildkomposition meinen wir den szenischen Aufbau des Kamerabildes. Wir können uns an dieser Stelle fragen:

  • Wie ist mein Bild aufgebaut? 
  • Worauf liegt der Fokus? 
  • Was soll im Bild zu sehen sein und was nicht?

Jetzt ist die Gelegenheit, uns Gedanken zu machen, wie wir die „Szene“ gestalten möchten, die wir in der Videokonferenz zeigen. Dabei muss es nicht immer ein perfekt eingerichtetes Büro sein – die anderen Teilnehmenden wissen ebenfalls, dass sie sich vermutlich wie sie selbst im Homeoffice befinden, daher kann die Szene durchaus auch etwas persönlicher eingerichtet sein.

Wir empfehlen aber einen ruhigen, hellen Raum, in dem Sie stabil und aufrecht an einem Tisch sitzen können. Achten Sie darauf, dass der Hintergrund des Bildausschnitts nicht zu unruhig, also überladen mit Gegenständen ist. Der Fokus des Bildes soll schließlich auf Ihnen liegen. Vielleicht haben Sie eine dekorative Zimmerpflanze im Hintergrund, oder ein paar dekorative Gegenstände oder Bilder, die sie im Hintergrund platzieren können.

Aus Datenschutzgründen empfehlen wir jedoch, dass sie nicht die Familienbilder als Hintergrund wählen – Privates sollte auch im Homeoffice privat bleiben dürfen.

Das ist natürlich ein viel größerer Aufwand, als in Zoom oder Teams den Hintergrund auszublurren oder ein Bild einzufügen. Dafür wirkt es aber deutlich hochwertiger, als sich von einer mehr oder weniger intelligenten Software vor die Golden Gate Bridge zaubern lassen. Kommen wir zum nächsten wichtigen Element der Bildgestaltung, dem Framing.

Framing 

Beim Framing sollen wir uns fragen, wo wir uns im Bildausschnitt positionieren, es geht hier also um die Positionierung des Kamerabild relativ zu Ihnen und dem Raum, in dem Sie sich befinden.

Um die perfekte Position der Webcam zu finden, kann es hilfreich sein, sich das Bild in sechs bleichgroße Rechtecke einzuteilen: 

Bildschirm-Aufnahme einer Person. Das Bild ist in sechs gleich große Kacheln unterteilt, die die Positionierung der Person im Bild vereinfacht.

Oft neigen wir dazu – im Übrigen auch bei Fotoaufnahmen – das Wichtigste genau im Zentrum zu platzieren, also im zweiten Rechteck von links und oben. Das wirkt jedoch bei Videokonferenzen schnell unstimmig und unausgewogen. Besser ist es, wenn Sie sich so im Bild platzieren, dass:

  • die Webcam etwa auf Augenhöhe platziert ist
  • Sie sich in der mittleren Spalte befinden
  • nicht zu viel Raum über Ihrem Kopf zu sehen ist
  • das Bild keine Verzerrungen aufweist (etwa, weil die Kamera zu stark gekippt ist)

In der Videografie bezeichnet man den obigen Ausschnitt auch als „Nahe“, das heißt, die Kamera ist so nah an der Person, dass diese von Kopf bis Brustkorb mit Fokus auf die Körpersprache des Gesichts abgelichtet wird.

Nachdem Sie jetzt wissen, wie ein Bild gut und weniger gut aussieht, kommen wir zum dritten wichtigen Punkt der Bildgestaltung – das Licht.

Licht 

Bei der perfekten Beleuchtung spielen drei Aspekte die Hauptrolle – Lichtquellen und -Richtung, Lichtfarbe und Lichtwirkung. 

Da vermutlich keine professionellen Studioscheinwerfer vorhanden sind, müssen wir mit dem Arbeiten, was wir haben, aber mit ein paar einfachen Tipps können Sie die Ausleuchtung des Bildes schnell verbessern. 

Lichtquellen und -Richtung

Im Professionellen Umfeld kommt oft die 3-Punkte-Beleuchtung zum Einsatz:

Dreipunkte-Beleuchtung
  • das Führungslicht
  • das Fülllicht
  • das Gegenlicht

Das Führungslicht strahlt dabei etwas erhöhte leicht versetzt von hinter der Kamera auf die Person. Das Führungslicht ist die hellste Lichtquelle und dient der vollen Ausleuchtung der/des Sprechenden. Wenn sie eine passende Leuchte gefunden haben, sie aber zu stark ausgeleuchtet werden, können Sie das Licht etwas streuen, indem Sie die Lichtquelle gegen eine weiße Wand richten – dadurch wird das Licht weicher und natürlicher.

Das Fülllicht wird verwendet, um etwaige Schatten des Führungslichts auszuleuchten, es ist schwächer als das Führungslicht und befindet sich spiegelversetzt hinter der Kamera.

Zuletzt noch das Gegenlicht – es strahlt den Sprecher von seitlich hinten an und hebt ihn dadurch vom Hintergrund ab. Dieses Licht sollte dezent eingesetzt werden und nicht in Konkurrenz zu Führungs- und Fülllicht stehen. Gut eigenen sich für Gegenlicht z.B. Dekostrahler, die zudem auch noch als farblichen Akzent dienen können.

Wenn Sie nicht über ein geeignetes Licht-Setup verfügen, können Sie folgende einfachen Tipps umsetzen:

Am allerwichtigsten ist es, dass Sie weder zu stark noch zu schwach ausgeleuchtet sind. Dabei sollte ihre Hauptlichtquelle Sie nicht von hinten anstrahlen– das kann dazu führen, dass Sie viel zu dunkel im Bild erscheinen. Auch sollten Sie auf Deckenbeleuchtung verzichten, Sie möchten schließlich etwas stärker als der Hintergrund ausgeleuchtet sein und sich dadurch abheben.

Sie sollten auch vermeiden, zu stark von der Seite angestrahlt zu werden. Das führt zu unschönen Schatten im Gesicht. An sonnigen Tagen kann es leicht zu dieser Schattenbildung kommen, wenn Sie ihr Bürofenster neben dem Schreibtisch haben – achten Sie in diesem Fall auf geeignete Jalousien oder Vorhänge.

Lichtfarbe

Kameras nehmen Farben anders wahr als Menschen. Das menschliche Auge gleicht wahrgenommene Farben immer mit der Lichttemperatur ab und macht sozusagen permanent einen „Weißabgleich“. Daher fällt es uns auch eventuell nicht auf, wenn das Licht im Raum zu rot oder blau ist, also zu warm oder kalt.

Machen Sie daher ein paar Probeaufnahmen und achten Sie vor allem auf Ihren Hautton – je natürlicher, desto besser.

Manche Webcam-Hersteller bieten auch die Möglichkeit, einen automatischen Weißabgleich vorzunehmen. Suchen sie nach “ white balance“ bzw. “Weißabgleich” und stellen Sie ihn auf automatisch.

Um gleichbleibend Schwankungen in der Lichtfarbe zu minimieren, kann es außerdem sinnvoll sein, das Umgebungslicht zu kontrollieren, indem Sie Tageslicht aussperren und komplett auf künstliche Beleuchtung setzen.

Wir empfehlen in diesem Fall “tageslichtweiße“ Leuchtmittel, sie liefern ein neutrales Licht, das weder zu warm noch zu kühl ist. Hiermit sollten die allermeisten Webcams gut zurechtkommen.

Wenn Sie die Möglichkeit haben, versuchen Sie es erneut mit dem automatischen Weißabgleich und sollte der nicht zu gewünschten Ergebnissen führen, haben Sie immer noch die Möglichkeit, die Farbtemperatur manuell einzustellen. Hier ist also etwas Herumprobieren gefragt.

Ton 

Guter Ton ist für ein gelungenes Meeting entscheidend, man kann trefflich darüber streiten, ob guter Ton nicht noch wichtiger als ein gutes Bild ist. Machen Sie den Test und schauen Sie sich zwei YouTube-Videos an: das erste mit brillantem Bild und schlechtem Ton und das zweite mit perfektem Audio und schlechtem Bild. Welches Video möchten Sie lieber schauen? Ich prophezeie Ihnen das Letztere. 

Achten Sie daher darauf, dass Sie 

  • Umgebungsgeräusche reduzieren 
  • Auf Körperschall achten; Schieben Sie z.B. nicht ständige Gegenstände auf dem Tisch hin und her, auf dem sich Ihr Mikrofon befindet 
  • Schalten Sie ihr Mikrofon stumm, wenn Sie gerade nicht sprechen
  • Ein gutes Headset verwenden; Wenn Sie keine Möglichkeit haben, ein Headset zu verwenden, prüfen Sie, ob Sie zumindest Kopfhörer haben und falls auch das keine Option ist, regeln Sie die Tonausgabe über die Lautsprecher runter. Sonst passiert es nur allzu leicht, dass der Ton, der aus den Lautsprechern kommt, wieder vom Mikrofon aufgenommen wird und das resultiert im berüchtigten Echo
  • Stellen Sie die Lautstärke des Mikrofons in der Meeting Software ein – viele Tools bieten hierbei die Möglichkeit, einen Testanruf zu tätigen.

Netzwerk

Eine Videokonferenz steht und fällt mit der Internetverbindung. Und sicher jeder kennt abgebrochene Verbindungen und den damit einhergehenden Stresspegel, schnell wieder online zu kommen.

Oft wird jedoch fälschlicherweise eine schlechte Internetverbindung mit einer schlechten Netzwerkverbindung gleichgesetzt. Es lohnt sich also vorher auf Fehlersuche zu gehen und diese auszumerzen.

Gegen eine schlechte Internetanbindung lässt sich wenig ausrichten, außer nach Alternativen Ausschau zu halten, vielleicht gibt es in Ihrer Region neben DSL ja auch noch Kabelanschluss, Satelliten-Internet oder Internet über Mobilfunk.

Es kann sich unter Umständen auch lohnen, einen LTE-Router nur für Videokonferenzen anzuschaffen, entsprechende Tarife bewegen sich in einem vernünftigen Rahmen. Testen Sie vorher, welcher Mobilfunk-Anbieter sich am besten eignet. Fragen Sie z.B. Bekannte, welchen Anbieter sie nutzen und wie zufrieden sie mit dem Durchsatz sind. Einige Anbieter bieten auch SIM-Karten zum Testen an.

Wenn Sie trotz einer schnellen Internetverbindung Probleme bei Videokonferenzen haben, müssen Sie beim heimischen Netzwerk auf Fehlersuche gehen.

Fragen Sie sich also an dieser Stelle, ob Ihre WLAN-Verbindung stabil und stark genug ist, oder ob hier Optimierungsbedarf besteht? Vielleicht haben Sie die Möglichkeit, ein LAN-Kabel zu legen. Alternativ gibt es im Handel noch sog. „Powerline“-Geräte, mit denen Sie den heimischen Datenverkehr über’s Stromnetz realisieren können.

Holen Sie sich im Zweifel Hilfe, um das Problem schon vor der Konferenz einzugrenzen und in den Griff zu bekommen – Sie sparen sich hinterher Nerven.

Kommen wir nun auf einen weiteren technischen Aspekt zu sprechen, das eingesetzte Equipment, also Rechner, Headsets, Webcams usw.

Equipment

Prüfen Sie vor der Konferenz alle technischen Geräte auf Funktionstüchtigkeit:

  • Sind die Geräte geladen und/oder am Strom angeschlossen?
  • Gibt es Updates für die eingesetzte Videokonferenz-Software?
  • Funktioniert das Mikrofon/die Kopfhörer oder das Headset und ist sind die richtigen Ein- und Ausgabekanäle am Rechner und der Meeting-Software ausgewählt?

Fragen Sie sich auch, ob sie mit der Qualität Ihrer jetzigen Geräte zufrieden sind. Lohnt sich eventuell die Anschaffung eines hochwertigeren Headsets oder der Kauf einer besseren externen Webcam?

Mittlerweile besteht auch die Möglichkeit, die Kamera des Smartphones als Webcam zu benutzen. Das funktioniert über Apps, wie beispielsweise Camo, die das Smartphone mit dem Rechner verbinden und die Kamera in der Meeting Software zur Verfügung stellen. So profitieren Sie von der meist deutlich besseren Qualität – einzig um einen geeigneten Ständer für Ihr Smartphone sollten Sie sich dann vorab noch kümmern.

Nachdem wir uns jetzt ausgiebig mit den technischen Aspekten beschäftig haben, kommen wir auf’s allzu Menschliche zu sprechen, die Netiquette.

Netiquette 

Wie in „Offline-Meetings“ gelten auch in Videokonferenzen grundlegende Konventionen, wie Pünktlichkeit, Dresscode, eine gute Vorbereitung und so weiter. Zusätzlich kommen aber noch Aspekte hinzu, die der Technik, aber auch der veränderten Wahrnehmung und dem höheren Kognitiven Aufwand von Online-Meetings geschuldet sind. 

Wie schon beschrieben, ist der Ton im Videocall ganz besonders wichtig: 

  • Geräuschkulisse: achten Sie auf eine ruhige Umgebung und minimieren Sie Körperschall
  • Schalten Sie Ihr Mikro stumm, wenn Sie gerade nicht beteiligt sind und
  • nutzen Sie stattdessen Handzeichen / Emojis / Reactions 
  • Warten Sie länger als gewöhnlich in Gesprächspausen, bevor sie etwas sagen. Es gibt bei Videokonferenzen immer einen zeitlichen Verzug und so vermeiden Sie Situationen, in denen nicht klar ist, wer sprechen kann 
  • Beifall wird am besten durch Gebärdensprache symbolisiert 
  • Überlassen Sie dem Host, Teilnehmer zu Wort kommen zu lassen
  • Sollten Sie selbst der Host sein: Muten Sie Teilnehmer, die neu ins Meeting kommen 

Weitere wichtige Punkte einer Online-Meeting-Netiquette sind: 

  • Körperhaltung: Videocalls auf der Couch verleiten dazu, es sich allzu bequem zu machen. Daher empfehlen wir für Videokonferenzen, an einem Tisch sitzend teilzunehmen 
  • Da Blickkontakt in einem Videocall nicht möglich ist, legen Sie besonderen Wert darauf, gerade in die Kamera zu blicken
  • Geben Sie Ihren vollen Namen (und eventuell den Firmennamen) in der Meetingsoftware ein, damit andere Teilnehmer Sie leichter zuordnen und ansprechen können 

Zu guter Letzt möchte wir Ihnen noch ein paar Tipps mit auf den Weg geben, um ihre nächste Videokonferenz für alle Beteiligten so angenehm wie möglich zu gestalten.

  • Bitten Sie jemanden aus Ihrem Umfeld einen Blick auf Ihre Technik zu werfen 
  • Machen Sie eine Trockenübung und bitten Sie jemanden, einen Probelauf mit Ihnen zu machen; angefangen bei der Einwahl, bis hin zu Bildkomposition, Ton und Beleuchtung 
  • Gegen Unsicherheit hilft:
    • Übung, verlässliche Technik und gepflegtes Äußeres
    • Ungestörte Umgebung
    • Ein Trockenlauf einen Tag vor dem Termin 
    • Seien Sie ausgeschlafen und gehen Sie vor dem Meeting nochmals auf die Toilette 
    • Trinken Sie nicht zu viel Kaffee 

Mit diesen Tipps werden Ihre künftigen Calls sicher besser und damit angenehmer für Sie und Andere. Viel Erfolg!